Hiusviisikko is van een papieren agenda overgestapt op een digitale versie

Hiusviisikko is een professionele kapsalon in Vantaa, Finland. Het bedrijf bestaat al 20 jaar en het huidige team telt vijf vrouwen die al 10 jaar met elkaar samenwerken. Hiusviisikko maakte in 2018 voor het eerst kennis met Book Salon tijdens een beurs, toen de eerste service nog moest worden uitgerold. Het team had positieve verhalen over het nieuwe systeem gehoord en was ook geïnteresseerd in de mogelijkheid om mee te helpen aan de ontwikkeling van het nieuwe product. Het team is in 2019 overgestapt van een papieren agenda naar de gratis boekingsagenda van Book Salon. De implementatie werd in hun eigen tempo uitgevoerd.

"Eerst werd een digitale agenda opgezet naast de reeds bestaande papieren agenda. Op die manier kon de omschakeling stapje voor stapje gebeuren." Het team vertelt dat het hele proces gemakkelijk en logisch is verlopen.

Hiusviisikko hanteerde aanvankelijk een zeer traditioneel systeem: een papieren agenda, een ouderwetse kassa en een aparte betaalterminal. De belangrijkste belemmeringen die het gebruik van dit oude systeem met zich meebracht, waren onder andere:

1. Het opstellen van maandelijkse rapportages met het oude kassasysteem was omslachtig en nam elke maand enkele uren in beslag.

2. Doordat de kassa en de betaalterminal van elkaar waren gescheiden, ontstonden er vaak tikfouten omdat de ID's van verkopers in beide systemen moesten worden ingevoerd. De vrije tijd op zondagen werd geregeld besteed aan het corrigeren van kassabonnen.

3. Daarnaast liet de klantenservice van de kassasysteem- en betaalterminalleverancier het in probleemsituaties vaak afweten. Ze moesten geregeld dagenlang op hulp wachten.

4. Boekingen konden alleen telefonisch worden gedaan, waardoor de werkzaamheden voortdurend moesten worden onderbroken.

De grootste angst bij de overstap naar een elektronische afsprakenagenda was dat de service daardoor zou worden verstoord of dat het team er uiteindelijk niet mee uit de voeten bleek te kunnen. Het team uitte de volgende bezorgdheden:

• Wat als de implementatie omslachtig is en niemand snapt hoe het werkt?

  • Book Salon is eenvoudig op te zetten en te gebruiken. Daarnaast ondersteunen we de klant tijdens het hele proces. Als je ooit een socialemedia-account hebt aangemaakt, zul je geen problemen ondervinden met het gebruik van Book Salon.

• Wat als de internetverbinding wordt verbroken en het systeem niet langer toegankelijk is?

  • Book Salon kan op alle apparaten worden gebruikt. Wanneer de internetverbinding van je laptop uitvalt, kun je dus naadloos overschakelen naar je telefoon.

• Wat gebeurt er als klanten dubbele boekingen in de agenda maken?

  • Het slimme boekingssysteem van Book Salon zorgt automatisch dat er geen dubbele boekingen in de agenda kunnen worden gemaakt.

• Wat als de klanten online niet de juiste tijdstippen kunnen boeken?

  • Met Book Salon kunnen services en aanvullende diensten services per werknemer/ondernemer worden ingesteld, zodat op basis daarvan tijdstippen kunnen worden geboekt.

Achteraf ziet Hiusviisikko in dat hun vrees grotendeels ongegrond was. Ondernemers kunnen in Book Salon een beroep doen op de ondersteuning via chat, terwijl ze het systeem gebruiken. Ook is het team erg tevreden over de snelle reactie van Book Salon bij eventuele systeemproblemen.

"We ontvangen van de klantenservice altijd heel snel hulp en oplossingen. Bovendien wordt er goed naar onze feedback geluisterd en zijn enkele van onze ontwikkelingsvoorstellen inmiddels geïmplementeerd", stelt het team tevreden vast.

Hiusviisikko werd in 2020 klant van Book Salon PRO. Een belangrijk punt was dat de wisseling van systemen in fasen verliep en op hun salon was afgestemd. Allereerst maakte de papieren agenda plaats voor een gratis elektronisch boekingssysteem. Vervolgens werden het kassasysteem en de betaalterminal volledig aangepast aan het elektronische systeem van Book Salon. Tegenwoordig zorgt het allesomvattende systeem van Book Salon bijvoorbeeld dat er voor alle medewerkers automatisch kassarapporten worden aangemaakt. Bovendien hoeft het team zich niet langer zorgen te maken over tikfouten in de betaalterminal.

"We hebben nu op zondag vrij en kunnen onze tijd weer aan belangrijke dingen besteden", vertellen de teamleden enthousiast.

Kaartbetalingen worden al binnen twee dagen rechtstreeks op de rekening van ondernemers bijgeschreven. Telefonische boekingen nemen niet langer tijd in beslag en de salon merkt dat het aantal telefoontjes aanzienlijk is afgenomen.

"Het aantal telefoontjes naar onze salon is met ongeveer 70% gedaald en we besteden nu dagelijks maximaal 10 minuten aan de telefoon."

Het beste van alles is dat de teamleden van Hiusviisikko dankzij het systeem van Book Salon nu veel meer rust in hun dagelijks leven ervaren.

"Ik ondervind tegenwoordig veel minder stress, doordat Book Salon de tijdrovende taken uit het dagelijks leven van een ondernemer automatiseert", bekent een van de teamleden.

BOOK SALON VERDER ONTDEKKEN

De Overstapgids is bedoeld voor ondernemers die hun bedrijf willen laten groeien, geld willen besparen op bestaande systemen of meer informatie wensen over de functionaliteiten van Book Salon en hoe ze van systeem kunnen wisselen. Je kunt ook op afstand een gratis demonstratieversie uitproberen. Wil je ook je papieren agenda inruilen voor een elektronisch boekingssysteem? Je kunt vandaag al beginnen!